Datenschutzhinweise / Informationspflichten gemäß Art. 13 DSGVO

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

w3plus – WEB | HOSTING | MEDIEN – Fullservice Webagentur
Inhaber Stefan Lünse
Abtnaundorfer Str. 60
04347 Leipzig
Deutschland

Telefon: +49 (341) 97 85 69 60
E-Mail: info@w3plus.de

2. Interne Datenschutz-Ansprechpartnerin

Für Fragen zum Datenschutz sowie datenschutzrechtliche Anliegen erreichen Sie unsere interne Datenschutz-Ansprechpartnerin über unser Kontaktformular:

Kontaktformular w3plus

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) sowie weiterer anwendbarer datenschutzrechtlicher Bestimmungen.

Personenbezogene Daten werden von uns insbesondere verarbeitet:

• zur Bereitstellung unserer Webseite,
• zur Bearbeitung von Kontaktanfragen,
• zur Durchführung von Hosting- und IT-Dienstleistungen,
• zur Vertragsabwicklung,
• zur Kundenkommunikation,
• zur technischen Administration,
• zur Datensicherheit,
• zur Fehleranalyse,
• zur Abrechnung,
• zur Domainverwaltung,
• zur Systemüberwachung,
• zur Fernwartung,
• zur Bearbeitung von Bewerbungen,
• zur Wahrung berechtigter Interessen,
• zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

4. Hosting und technische Infrastruktur

Unsere Webseiten und Hostingdienste werden auf Systemen folgender Anbieter betrieben:

IONOS SE

Elgendorfer Str. 57
56410 Montabaur
Deutschland

IONOS betreibt Rechenzentren insbesondere in Deutschland, unter anderem im Raum Frankfurt am Main.

STRATO GmbH

Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin
Deutschland

STRATO betreibt TÜV-zertifizierte Rechenzentren insbesondere in Berlin und Karlsruhe.

Alfahosting GmbH

Ankerstraße 3b
06108 Halle (Saale)
Deutschland

Nach Angaben des Unternehmens befinden sich die Serverstandorte ausschließlich in Deutschland.

Mit sämtlichen Hosting- und Infrastrukturpartnern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise innerhalb Deutschlands.

5. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Webseite werden durch den Hostinganbieter automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erfasst.

Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Browsertyp und Browserversion,
• verwendetes Betriebssystem,
• Referrer-URL,
• Hostname des zugreifenden Rechners,
• aufgerufene Seiten und Dateien,
• Zugriffsstatus,
• Datenmenge.

Die Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung des technischen Betriebs, der Systemsicherheit, der Angriffserkennung, der Fehleranalyse sowie zur Missbrauchs- und Betrugsprävention.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme über:

• Kontaktformular,
• Supportformular,
• Telefon,
• Threema,
• E-Mail,
• sonstige Kommunikationswege

werden die vom Nutzer übermittelten personenbezogenen Daten verarbeitet.

Dies betrifft insbesondere:

• Name,
• Kontaktdaten,
• Kommunikationsinhalte,
• technische Informationen,
• IP-Adressen,
• übermittelte Dateien und Anhänge.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage, Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Vertragsdurchführung sowie technischen Kommunikation.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Kontaktformulare und Spam-Schutz

Unsere Webseite verwendet technische Maßnahmen zum Schutz vor Spam und missbräuchlicher Nutzung.

Hierzu können insbesondere folgende Systeme eingesetzt werden:

• Google reCAPTCHA,
• hCaptcha,
• serverseitige Spamfilter,
• IP-Filter,
• technische Sicherheitsmechanismen.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• IP-Adressen,
• Browserinformationen,
• Geräteinformationen,
• Mausbewegungen,
• Interaktionsdaten,
• Zeitstempel,
• Referrerinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Absicherung unserer Systeme und Kommunikationswege.

8. Cookies und Consent-Management

Unsere Webseite verwendet Cookies sowie vergleichbare technische Technologien.

Zur Verwaltung von Einwilligungen nutzen wir das Consent-Management-System „Borlabs Cookie“.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Einwilligungsstatus,
• Zeitstempel,
• Browserinformationen,
• Geräteinformationen,
• anonymisierte IP-Adressen.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO,
• § 25 TDDDG,
• Einwilligungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

9. OpenStreetMap

Auf unserer Webseite können Karten des Dienstes OpenStreetMap eingebunden werden.

Beim Aufruf entsprechender Inhalte können technische Daten an Server von OpenStreetMap übertragen werden.

Weitere Informationen:

OpenStreetMap Datenschutzhinweise

10. Fernwartung und technischer Support

Zur Durchführung technischer Wartungs-, Support- und Administrationsarbeiten können insbesondere folgende Systeme eingesetzt werden:

• SSH,
• VPN,
• TeamViewer,
• MeshCentral,
• Remotezugriffe auf Server- und Kundensysteme.

Hierbei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit dies technisch erforderlich oder Bestandteil der jeweiligen Supportleistung ist.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zweckgebunden zur Durchführung technischer Dienstleistungen und Supportleistungen.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. E-Mail-Systeme und Mailarchivierung

Für den Betrieb von E-Mail-Diensten kommen insbesondere folgende Systeme zum Einsatz:

• IMAP-Mailserver,
• Spamfilter,
• ESET-Sicherheitslösungen,
• MailStore-Archivierungssysteme.

Dabei können Kommunikationsdaten, E-Mail-Inhalte, Verbindungsdaten sowie sicherheitsrelevante Informationen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung sicherer Kommunikationsdienste, zur IT-Sicherheit, Spamabwehr, Archivierung und Fehleranalyse.

12. Kunden- und Vertragsdaten

Im Rahmen unserer Dienstleistungen verarbeiten wir insbesondere:

• Stammdaten,
• Kontaktdaten,
• Vertragsdaten,
• Zahlungsdaten,
• Bankdaten,
• Kommunikationsdaten,
• technische Projektdaten,
• Hosting- und Domaininformationen,
• Rechnungsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung, Abrechnung, Kundenbetreuung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

13. Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt insbesondere über:

• Überweisung,
• SEPA-Lastschriftverfahren.

Dabei werden insbesondere verarbeitet:

• Kontodaten,
• Zahlungsbeträge,
• Verwendungszwecke,
• Buchungsdaten,
• Rechnungsinformationen.

14. Domainverwaltung und DNS

Im Rahmen der Registrierung und Verwaltung von Domains verarbeiten wir insbesondere:

• Inhaberdaten,
• Kontaktdaten,
• technische DNS-Daten,
• Vertrags- und Registrierungsdaten.

w3plus ist direktes Mitglied der DENIC eG.

15. Bewerbungen

Bewerbungen können insbesondere per E-Mail oder postalisch übermittelt werden.

Bewerberdaten werden ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet.

Sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt, werden Bewerbungsunterlagen spätestens nach drei Monaten gelöscht beziehungsweise datenschutzgerecht vernichtet.

16. Beschäftigte, Praktikanten und Subunternehmer

Zur Durchführung unserer Dienstleistungen können Beschäftigte, Praktikanten, Auszubildende sowie sorgfältig ausgewählte externe Dienstleister und Subunternehmer eingesetzt werden.

Mit externen Dienstleistern bestehen, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung oder Vereinbarungen zur Vertraulichkeit und datenschutzkonformen Verarbeitung.

17. Videoüberwachung

Im Bereich der Server- und Technikräume kann außerhalb der regulären Öffnungszeiten eine Videoüberwachung zur Wahrung berechtigter Sicherheitsinteressen erfolgen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zum Schutz:

• der technischen Infrastruktur,
• der Serversysteme,
• vor Einbruch,
• Sabotage,
• unbefugtem Zugriff,
• Diebstahl.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

18. Datensicherungen

Zur Sicherstellung von Verfügbarkeit, Integrität und Wiederherstellbarkeit unserer Systeme erfolgen regelmäßige Datensicherungen.

Backups werden insbesondere in Intervallen von:

• täglich,
• wöchentlich,
• monatlich

erstellt.

Der Zugriff erfolgt ausschließlich durch berechtigte Personen anhand rollen- und gruppenbasierter Berechtigungssysteme.

19. KI-gestützte Systeme

Im Rahmen interner Arbeitsprozesse können KI-gestützte Systeme eingesetzt werden, insbesondere:

• ChatGPT,
• Claude.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt dabei ausschließlich im erforderlichen Umfang und unter Beachtung datenschutzrechtlicher Anforderungen.

Es erfolgt keine bewusste Übermittlung besonders sensibler personenbezogener Daten an KI-Systeme, sofern dies nicht zwingend erforderlich und rechtlich zulässig ist.

20. Speicherdauer

Die Speicherung personenbezogener Daten erfolgt nur solange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Dabei gelten insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen aus:

• Handelsrecht,
• Steuerrecht,
• Abgabenordnung,
• HGB,
• sonstigen gesetzlichen Vorschriften.

21. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO,
• Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

22. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, soweit dies aufgrund technischer, rechtlicher oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird.